EVALUASI
AKHIR TAHUN
Kata
evaluasi menjadi sangat populer di setiap akhir tahun seperti saat ini. Hal ini
disebabkan karena pada umumnya individu, perusahaan, dan organisasi akan
melakukan evaluasi di akhir tahun. Evaluasi
merupakan kegiatan membandingkan apa yang direncanakan dengan apa yang telah dicapai.
Perusahaan melakukan evaluasi yang mencakup evaluasi kinerja keuangan,
pemasaran, produksi, dan personalia.
Hasil evaluasi akan digunakan untuk menyusun strategi untuk tahun yang akan
datang. Selain itu hasil evaluasi juga akan digunakan untuk memutuskan apakah
perusahaan akan membagi jasa produksi
atau tidak. Pembagian jasa produksi biasanya dengan syarat tujuan atau target
yang telah ditetapkan dapat dilampaui. Jika perusahaan membagi jasa produksi, berapa
persen (%) yang akan dibagikan.
Pentingnya
Evaluasi
Evaluasi seringkali menjadi keengganan baik
bagi pimpinan maupun bawahan. Disamping itu perusahaan seringkali tidak
melakukan karena tidak tersedianya alat
evaluasi yang berupa rencana dan tujuan yang akan digunakan sebagai standar dan
atau tidak tahu bagaimana harus melakukan evaluasi. Suka atau tidak suka, pimpinan harus melakukan
evaluasi, karena pimpinan perlu memastikan bahwa tindakan para karyawan
benar-benar membawa perusahaan ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Pimpinan akan senantiasa mengawal agar
perusahaan tetap melintas di jalur yang benar. Seandainya karena sesuatu dan
lain hal harus menyimpang dari tujuan semula, maka pimpinan tidak akan
membiarkan terlalu jauh menyimpang dari tujuan semula tersebut. Lebih dari itu, dalam evaluasi pimpinan perlu
mengukur efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuannya, dalam arti seberapa besar capaian yang telah diraih oleh
perusahannya.
Idealnya perusahaan menetapkan tujuan
dengan jelas, terukur, dan mencantumkan
kerangka waktu pencapaiannya. Tujuan
akan dijadikan pedoman bagi karyawan, sehingga dengan tujuan yang jelas,
terukur, dan ada kerangka waktunya akan
memudahkan bagi karyawan untuk menggunakannya. Selain itu ketika proses evaluasi dilakukan, akan
mudah untuk mengukur tingkat pencapaiannya. Tujuan atau sering disebut target perusahaan
pada umumnya ditetapkan pada awal tahun.
Hasil evaluasi dapat dikelompokkan menjadi
tiga (3) kategori, yaitu: belum mencapai tujuan (<), sama dengan tujuan
(=), atau melebihi tujuan (>). Dari
hasil evaluasi, perusahaan akan masuk pada salah satu kategori. Dari ketiga
kategori tersebut yang menjadi titik kritis adalah apabila capaian belum mencapai
(<) tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini pimpinan akan mencari
penyebab capaian tidak sesuai dengan tujuan, dan mencari solusi bagaimana agar
ke depan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Apa yang Dievaluasi?
Apa
saja yang akan dievaluasi akan mengacu pada apa saja yang menjadi tujuan pada
awal tahun atau apa saja yang direncanakan pada awal tahun. Pada umumnya perusahaan akan menyusun rencana dan tujuan sesuai dengan
kegiatan bisnisnya. Dengan demikian apabila bisnisnya berbeda, maka rencana dan
tujuan juga berbeda, sehingga apa yang akan dievaluasi juga berbeda. Pada
perusahaan manufaktur rencana dan tujuan
antara lain akan mencakup laba, produk yang dihasilkan dan kualitas yang
diinginkan, volume penjualan dan market
share, serta kinerja karyawan pada tingkat tertentu. Sementara itu pada
perusahaan dagang, rencana dan tujuan akan mencakup tingkat keuntungan, volume
penjualan, jumlah item produk yang dijual, dan pelayanan konsumen. Meskipun demikian pada perusahaan yang sama,
rencana dan tujuan yang disusun dapat berbeda yang disebabkan perbedaan
pertimbangan dan kepentingan dari masing-masing perusahaan. Pada kasus seperti
ini, maka evaluasi yang dilakukan juga
berbeda. Meskipun demikian banyak
perusahaan yang melakukan evaluasi masih sebatas membandingkan laba tahun ini
dengan laba tahun sebelumnya.
Siapa?
Untuk memperlancar proses evaluasi, pada
umumnya perusahaan sudah menentukan siapa yang akan melakukan evaluasi dan apa
saja yang akan dievaluasi. Hal ini akan membantu karyawan maupun penilai dalam
proses evaluasi, di mana kedua belah pihak merasa “enak” dan siap untuk
evaluasi. Kita ambil salah satu contoh
evaluasi perusahaan manufaktur di atas,
yakni evaluasi kinerja karyawan yang akan dilakukan oleh atasan langsung
karyawan tersebut. Hasil evaluasi akan dikembalikan kepada karyawan yang
bersangkutan untuk dimintakan
persetujuan. Apabila karyawan yang dinilai setuju dengan penilaian atasa, ia
dapat membubuhkan tandatangan sebagai tanda setuju, namun apabila tidak sesuai
akan didiskusikan dengan atasan langsung. Dalam hal tidak ada titik temu antara
karyawan dengan atasannya, maka penilaian akan dimintakan kepada atasannya
lagi. Bagaimana hasil penilaian
atasannya lagi dianggap final, dan harus diterima oleh karyawan yang bersangkutan.
Dalam evaluasi akan dilanjutkan untuk
hal-hal lain seperti laba yang diperoleh, jumlah yang diproduksi, kualitas yang
diinginkan, volume penjualan, market
share, kepuasan konsumen, dan lain-lain.
Evaluasi terhadap masing-masing item ini akan dilakukan oleh bagian yang
menanganinya. Misalnya evaluasi laba yang diperoleh akan dilakukan oleh bagian
keuangan, evaluasi jumlah yang diproduksi akan dilakukan oleh bagian produksi,
evaluasi kinerja karyawan akan dilakuakn oleh bagian SDM, evaluasi
kepuasan konsumen akan dilakukan oleh bagian pemasaran. Dari semua hasil
evaluasi ini kemudian digabung untuk diukur apakah hasil-hasil yang dicapai kurang dari (<), sama dengan
(=), atau lebih dari (>) yang telah direncanakan. Pada tahap ini evaluasi
akan dilakukan oleh top manager.
Kapan?
Pada
umumnya perusahaan melakukan evaluasi pada akhir tahun, meskipun secara prinsip
evaluasi dapat dilakukan setiap semester, catur wulan, triwulan, bulanan,
mingguan, bahkan harian. Pemilihan momentum akhir tahun mempunyai maksud bahwa
saat akhir tahun bersamaan dengan penyusunan strategi, rencana, dan tujuan
untuk tahun aynag akan datang. Dengan demikian dari sekali kegiatan dapat mencapai dua tujuan
sekaligus yakni evaluasi dan penyusunan tujuan dan strategi. Meskipun demikian,
evaluasi yang dilakukan di akhir tahun tanpa ada evaluasi sebelumnya mempunyai
kelemahan karena perusahaan tidak sempat melakukan perbaikan-perbaikan sebelum
periode satu tahun tersebut berakhir. Akan
lebih baik jika perusahaan melakukan evaluasi dalam jangka waktu yang lebih
pendek, misalnya bulanan kemudian hasil evaluasi bulanan itu akan digunakan
untuk melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga dalam tahun ebrjalan telah
dilakukan perbaikan. Sementara itu pada akhir tahun tetap dilakukan evaluasi
secara keseluruhan, dengan tujuan untuk mengukur capaian perusahaan secara
keseluruhan dan sekaligus menyusun rencana tahun depan.
Menggunakan
pepatah better late than never, maka
bagi perusahaan yang baru melakukan evaluasi akhir tahun saja, sudah lebih baik
dari pada tidak melakukan evaluasi sama sekali. Demikian pula bagi perusahaan
yang evaluasinya masih sebatas membadingkan laba tahun ini dengan laba tahun
sebelumnya, setidaknya sudah mulai melakukan evaluasi dari satu aspek, selanjutnya dapat ditambah aspek mana
yang dinilai signifikan bagi perusahaan.
Selamat
melakukan evaluasi tahun 2011, selamat tahun baru 2012, semoga sukses.
Sri
Haryani, Dra. M.Si
Dosen
STIM YKPN
EmoticonEmoticon